Aby skonstruować rzetelną prognozę trzeba stać się księgową (księgowym) i analitykiem/audytorem w jednej osobie. Nie można tracić z oczu obrazu całości, ale jednocześnie nie poddać się pokusie operowania wyłącznie na dużych liczbach. Potrzebny jest złoty środek.
Wydawać by się mogło, że założenia co do niepewnej przyszłości i idące za tym zaokrąglenia i uproszczenia dają sporządzającemu pewną dowolność, pozwalają przymknąć oko na szczegóły. Jest to prawda o tyle, że nie sposób przygotować prognozy roztrząsając przyszłość każdego komputera widniejącego na stanie środków trwałych, rozpatrując zwyczaje czy sytuację płatniczą każdego kontrahenta lub debatując nad jednorazowością kosztów w pozycji ‘inne’. Z drugiej jednak strony, wcale nie tak rzadkie, podejście sprowadzające się do mnożenia wszystkich pozycji rachunku wyników o ustalone procenty zakładanego wzrostu/spadku to zbytnie upraszczanie rzeczywistości. W dodatku wyjdzie bokiem temu, kto do tak zaprognozowanego rachunku wyników będzie musiał dołożyć prognozę bilansu i rachunku przepływów pieniężnych. A każdy, kto w pracy w dziale finansowym miał do czynienia ze staraniami o kredyt, dotację czy przygotowaniami do sprzedaży spółki może pewnie na palcach jednej ręki policzyć sytuacje, gdy pierwsza lista dokumentów do przygotowania dla banku czy inwestora rzeczywiście wyczerpała zapotrzebowanie informacyjne.
Aby zachować globalne, analityczne podejście bez nadmiernego upraszczania:
Prognoza bilansu, wyników i przepływów - 5 porad praktycznych dla sporządzających
Przyjmij ogólną metodę prognozowania a potem zidentyfikuj wyjątki
Rozpoczęcie prognozowania pozycja po pozycji, od zaglądania na zapisy na kontach, szukania największych dostawców czy analizowania rejestru środków trwałych szybko przekształci się w syzyfową pracę. Punktem wyjścia i ostatecznym produktem są bilans i rachunek zysków i strat. Wiele mało istotnych czy łatwo przewidywalnych kategorii na pewno uda się wyliczyć szybko i bezboleśnie np. zakładając pewne tempo wzrostu/spadku.
W drugiej kolejności warto zastanowić się na pozycjami o jasnej wzajemnej zależności. Jeśli spółka sprzedaje łatwo psujący się towar prawdopodobnie w pozostałych kosztach operacyjnych pojawiać się będą odpisy z tego tytułu. Poziom prognozowanych kosztów z tytułu odpisów warto w takim razie powiązać z wysokością przychodu ze sprzedaży towarów a nie np. zakładać wzrost proporcjonalny do wzrostu całości przychodów czy utrzymanie historycznego tempa zmian odpisów. Jeśli spółka planuje duży wzrost sprzedaży z powodu wprowadzenia nowej linii produkcyjnej dla niepsującego się produktu, to uzależnienie odpisów od całości sprzedaży spowodowałoby niepotrzebne napompowanie kosztów odpisów. Koszty ubezpieczeń społecznych i innych świadczeń pracowniczych oraz zobowiązania z tytułu wynagrodzeń warto powiązać z kosztami wynagrodzeń, co może mieć znaczenie na przykład przy przejściu z pracochłonnej ręcznej produkcji na zautomatyzowaną. Wydaje się to dość oczywiste, ale często kuszące okazuje się założenie utrzymania tempa wzrostu z lat poprzednich, co w przypadku planowanych dużych zmian może być błędne.
Kiedy zarys prognozy będzie gotowy, pora na ocenę, które pozycje są na tyle istotne i specyficzne, że wymagają unikalnego podejścia. Na tym etapie szczególnie przyda się wiedza księgowa. Na przykład wpływ dotacji, o którą spółka się stara na pewno warto rzetelnie uwzględnić zarówno w rachunku przepływów pieniężnych, jaki i rozliczeniach międzyokresowych przychodów i pozostałych przychodach operacyjnych. Podobnie z kredytami, jeśli oczywiście ich wartość jest istotna.Jednym z takich wyjątków będą zapewne również środki trwałe. To w tej pozycji najszybciej zazwyczaj ujawniają się wspomniane we wstępie trudności z przygotowaniem prognozy pozycji bilansowych i przepływów. Rachunek wyników ‘przyjmie’ bez problemu założenie o stałości amortyzacji na przestrzeni lat (gdyż zakładamy odnawianie majątku), o jej wzroście o x% (gdyż nowa inwestycja będzie wymagała nakładów, dla których założymy średni czas umarzania) czy o spadku o x% (ponieważ majątek się starzeje, jest wycofywany a biznes nastawia się bardziej na pracę ludzi niż wykorzystanie maszyn). Natomiast później, gdy trzeba zapewnić uzgadnialność środków trwałych w bilansie, amortyzacji w rachunku wyników i rachunku przepływów, wpływów i wypływów z tytułu nabycia i sprzedaży majątku, zysku/straty z tytułu zbycia majątku trwałego oraz zapewnić zgodność pomiędzy latami objętymi prognozą, może pojawić się rozdźwięk. Jak sobie z tym poradzić nie tracąc jednocześnie czasu na niepotrzebne szczegóły?
Stwórz tabelę ruchów środków trwałych w podziale na grupy dla każdego prognozowanego okresu
Średnia znajomość Excela wystarczy, aby stworzyć uproszczoną tabelę, która w kolejnych wierszach pokazywać będzie stan otwarcia, amortyzację o ustalony dla danej grupy %, zakup zgodny z harmonogramem działań inwestycyjnych, sprzedaż, stan zamknięcia/otwarcia nowego roku i tak dalej. Odpowiednie pozycje tabeli wystarczy połączyć formułami z prognozą. Dzięki temu:
- zapewniona zostanie wewnętrzna zgodność składników prognozy, czyli upraszczając: wartość środków trwałych na koniec roku równa wartości na koniec poprzedniego roku minus amortyzacja plus nabycia minus zbycia. Jeśli ktoś pokusi się o odzwierciedlenie np. istotnie odroczonych na przełomie lat terminów płatności za nabywane składniki majątku o bardzo dużej wartości, to warto to również sporządzić harmonogram płatności (patrz punkt czwarty).
- łatwiej będzie wprowadzić zmiany, jeśli nastąpi rewizja wartości nowej inwestycji, bo ustawione w Excelu formuły automatycznie zaktualizują amortyzację, wartości bilansowe, wypływy z tytułu nabycia środków trwałych
- przyjęcie założeń co do średniej stawki amortyzacji będzie łatwiejsze i rzetelniejsze w podziale na grupy środków trwałych
- zapewniona zostanie przejrzystość przyjętych metod prognozy, co ułatwi sporządzenie opisu metodologii, jeśli taki będzie wymagany (tak jest np. w przypadku starania o dotację), sprawdzenie prognozy przez inną osobę lub szybkie odświeżenie pomięci, gdy pojawi się potrzeba zaktualizowania lub wyjaśnienia prognozy po dłuższej przerwie.
Z perspektywy przejrzystości metodologii, choć nie tylko, niezwykle praktyczne jest również zebranie, monitorowanie i możliwość łatwej modyfikacji przyjętych założeń.
Utwórz przejrzystą listę kluczowych założeń
Wygospodarowanie osobnej zakładki z założeniami zwróci się czasowo po wielokroć. Oczywiście pod warunkiem, że zostaną wykorzystane w formułach wszędzie tam, gdzie mają zastosowanie. To zresztą dotyczy całej konstrukcji prognozy. Choć niektórym, szczególnie mniej zaawansowanym, użytkownikom Excela może wydawać się, że szybciej wpisać np.: ‘koszty roku poprzedniego x1,05’, to w momencie jakiejkolwiek poprawki, nakład pracy jest duży i łatwo o pomyłkę lub przeoczenie. Dzięki zebraniu założeń:
- łatwiej będzie wprowadzać zmiany, jeśli okoliczności się zmienią. Bank nie zgodzi się na wstępnie planowany udział zewnętrznego finansowania inwestycji? Organ przyznający dotację uwarunkuje pozytywną decyzję zawarciem zewnętrznego finansowania w określonym przedziale? Dostawca kluczowych maszyn lub wykonawca budynków oceni harmonogram realizacji inwestycji jako nierealny i zakończenie inwestycji przesunie się na inny okres? Spółka otrzyma lepszą ofertę na dostawę środków trwałych służących nowemu przedsięwzięciu i zmienią się planowane nakłady? Przykłady można by mnożyć, a rozwiązanie zawsze sprowadza się do maksymalnej automatyzacji arkusza z wyliczeniami poprzez zebranie kluczowych zmiennych w jednym miejscu i ich wykorzystywanie w formułach.
- ułatwione będzie sprawdzenie wewnętrznej spójności przyjętych założeń. Czy nie zakładamy wzajemnie wykluczających się zjawisk? Czy założenia dotyczące wzrostu sprzedaży produktów znajdują pokrycie w założeniach dotyczących poziomu zapasów? Czy w przypadku prognozy dla okresów krótszych niż rok założenia zmian przychodów i kosztów pokrywają się z sezonowością biznesu?
- zapewniona zostanie przejrzystość przyjętych metod prognozy, co ułatwi sporządzenie opisu metodologii, jeśli taki będzie wymagany (tak jest np. w przypadku starania o dotację), sprawdzenie prognozy przez inną osobę lub szybkie odświeżenie pomięci, gdy pojawi się potrzeba zaktualizowania lub wyjaśnienia prognozy po dłuższej przerwie.
Już na etapie spisywania założeń okazuje się zazwyczaj, że potrzebne są dodatkowe informacje o planach spółki lub szacunki osób bezpośrednio związanych z realizacją nowego przedsięwzięcia. Bardzo dobrze, gdy tak się dzieje, bo sporządzający prognozę nie może wróżyć z fusów, udawać, że sam wszystko wie i poradzi sobie bez wykorzystania wiedzy osób o innych specjalnościach. Rozmowę z kierownikiem nowego projektu czy działem marketingu warto zaplanować po wstępnym przygotowaniu i rozplanowaniu arkusza z prognozą i wprowadzeniu danych historycznych. Na tym wstępnym etapie przygotowań pojawi się na pewno kilka kwestii wymagających wyjaśnienia.
Poznaj podstawy działania spółki i zrozum przedsięwzięcie inwestycyjne
Nie ma oczywiście konieczności wnikania w sposób działania nowo kupowanych maszyn czy rozrysowywania mapy procesów w spółce. Chodzi raczej o zadanie kilku kluczowych pytań mając w głowie układ rachunku zysków i strat oraz pozycje bilansowe. Może przy okazji okazać się, że część danych, które zazwyczaj podlegają szacunkom są już znane z dużą dozą prawdopodobieństwa. Dzięki temu prognoza będzie bardziej rzetelna.
Każda spółka jest inna i każdy projekt ma swoją specyfikę, ale przykłady często wymagających wyklarowania kwestii to:
Czy w wyniku inwestycji powstanie nowy produkt czy będzie to rozwój dotychczasowej działalności? Jeśli to zupełnie nowy produkt lub proces warto poprosić o krótkie jego przedstawienie.
Jaki jest spodziewany wzrost przychodów ze sprzedaży? Kwotowo lub jako procent dotychczasowej sprzedaży. Jeśli dostępne są dane o ilościowym wzroście sprzedaży dotychczasowego produktu, to czy osiągnięcie tego poziomu będzie wymagało obniżenia ceny?
Kiedy spodziewane jest osiągnięcie pełnej zdolności produkcyjnej?
Czy nowa inwestycja wygeneruje istotne z perspektywy całej spółki zmniejszenie lub zwiększenie zużycia energii?
Czy w wyniku inwestycji istotnie zmieni się poziom zatrudnienia? Może nowa linia produkcyjna zastąpi znaczny procent pracowników wykonujących dotąd te zdania ręcznie, a może nowe budynki i maszyny będą wymagały zatrudnienia wielu nowych ludzi do ich obsługi. Ta informacja pomoże realniej zaprognozować poziom kosztów wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych, a w ślad za nimi również zobowiązań z tytułu wynagrodzeń. Jest to też dobry przykład tego, dlaczego zakładanie wzrostu kosztów w proporcji do przychodów nie zawsze jest dobrym wyborem.
Czy zwiększona sprzedaż będzie okupiona istotnie wydłużonymi terminami płatności? Jeśli tak, trzeba to wziąć pod uwagę przy prognozowaniu poziomu należności.
Czy otrzymano wstępne warunki finansowania zewnętrznego? Po co szacować stopy procentowe czy okres karencji w spłacie, jeśli ktoś już wcześniej zapytał o to w banku.
Czy w wyniku realizacji inwestycji istotna część obecnie posiadanych środków trwałych lub zapasów okaże się zbędna? Jeśli tak, to czy spółka ma plany ich sprzedaży, zniszczenia, innego wykorzystania?
Na koniec uwaga może wykraczająca poza standardowy zakres wykonywania prognozy, ale warta rozważenia. Prognozę mało kto przygotowuje dla zaspokojenia swojej własnej ciekawości, chodzi raczej o uzyskanie kredytu, dotacji czy zaprezentowanie się przed potencjalnym inwestorem. Odbiorca na pewno będzie starał się wyciągnąć wnioski, co do zdrowia finansów spółki, zasadności czynionej inwestycji czy podatności na zmiany rynkowe. Dobry specjalista sporządzający prognozę wie, które obszary mogą rodzić pytania, wymagać dodatkowych dowodów na realistyczność założeń. Dzięki temu zarządzający spółką uzyskują taką wiedzę odpowiednio wcześnie, mogą się przygotować do merytorycznej dyskusji, uzyskać dodatkowe potwierdzenia np. od wierzycieli o intencji przedłużenia finansowania, od dostawców o ważności ofert cenowych na okres realizacji inwestycji, od prawników o stanie sprawy sądowej generującej rezerwy, mogą przygotować dodatkowe analizy marketingowe opisujące nowe rynki zbytu.
Stwórz arkusz z analizą uzyskanych wyników
Warto wyliczyć podstawowe wskaźniki dla każdego prezentowanego historycznego i prognozowanego okresu, postarać się określić przede wszystkim rentowność, płynność, stan i możliwości obsługi zadłużenia. Dobrze jest pokazać zmiany wartościowe i procentowe głównych pozycji bilansu i rachunku wyników rok do roku i względem roku początkowego, strukturę bilansu. Może to brzmieć pracochłonnie, ale w praktyce sprowadzi się do ustawienia kilkunastu formuł i przeciągnięcia ich na wszystkie okresy prognozy. Można pokusić się również o szybką ocenę opłacalności inwestycji wykorzystując np. ROI, NPV, IRR.
Korzyści dla zarządzających spółką będą ogromne. Taka analiza da możliwość przemyślenia i przeorganizowania przedsięwzięcia, jeśli wyniki okażą się niesatysfakcjonujące, przygotowania się na pytania i wątpliwości zewnętrznych odbiorców a czasem może też pomóc w wykryciu błędu, który da o sobie znać dopiero np. w postaci nieuzasadnionego skoku wskaźnika.
Agnieszka Małecka
Skontaktuj się z nami